Você sente que o dia está lotado de afazeres, mas ao fim dele a sensação é de não ter concluído nada? Lygia Pontes, consultora em produtividade responde dúvida do leitor sobre o tema
Redação, O Estado de S.Paulo
Gabriel Novaes, São Paulo
Responde Lygia Pontes, consultora em produtividade e felicidade no trabalho
O que acontece geralmente é que as pessoas não veem a lista de tarefas, de pendências diminuir, uma vez que elas fazem aquela lista gigante que nunca diminui. Isso dá a sensação de frustração.
Outro problema é a dificuldade para dar foco no que é prioridade. Assim, as pessoas acabam fazendo um monte de coisas, mas ficam com aquela tensão de que não fizeram o que deveriam ter feito. Se pergunte qual será o impacto dessa atividade no seu futuro e na sua felicidade. Isso vai te ajudar a definir o que é urgente ou não.
É importante também prestarmos atenção em como a gente funciona – tanto como indivíduo profissional como na dinâmica do trabalho. Se, por exemplo, você é muito interrompido no período da manhã, não dá para querer fazer atividades que exijam mais atenção.
Para sermos produtivos, primeiro precisamos ter o mapeamento detalhado de tudo o que fazemos na nossa vida, desde as tarefas simples, pessoais – como molhar as plantinhas –, até as mais complexas, caso do trabalho. A partir disso, é legal ter uma estimativa de quanto tempo cada tarefa leva. Mesmo que você chute, na prática você vai percebendo, de fato, quanto tempo leva.
Se você perceber que passou desse horário, ou você não está fazendo no seu melhor momento de concetração ou você estimou errado e é preciso aceitar isso, porque é muito comum a gente se comparar. Mas é preciso saber o tempo que precisa para você, não tem essa de muitas ou poucas horas. Diminuir essa realidade, além de gerar angústia em você, vai gerar frustração na pessoa que depende dessa sua tarefa.
Eu sempre recomendo planejar a rotina semanal, e colocar tudo que deve ser feito em um local só. Isso além de organizar, te dá mais flexibilidade, pois caso você não consiga uma tarefa que pode ser adiada mas estava arcada para hoje, você pode anecipar tarefas do dia seguinte. Concluir as tarefas antes do prazo podem dar um sentimento de satifação, além da sensação de que você é dono do seu tempo, uma vez que é comum a sensação de que sempre estamos fazendo as coisas para os outros.
Lembrando sempre que existem dias e dias. Há aqueles atípicos. Por isso ao fim de cada dia, é legal olhar o que foi planejado e o que você realmente conseguiu fazer para, assim, entender as dificuldades. Isso vai te trazer informações para que você possa se organizar melhor.
Sempre começe pelo mais simples. Ao invés de aprender a usar outro aplicativo de organização, vá com o que funcionou para você até hoje: agenda de papel, planilhas de Excel ou calendário do celular. Algo que você não tenha que aprender a mexer, pois colocar em prática uma nova forma de organizar o seu dia já é muito desgastante. Porém use a mesma agenda para a vida pessoal e a profissional – muita coisa se mistura no dia a dia.
Também é bom evitar os papeis soltos ou post-its. Tudo que você anota em qualquer lugar tem que ir para a sua principal agenda de organização. Para incentivar a produção, tenha um ritual de conclusão para celebrar cada vez que uma tarefa for feita. Seja riscar a atividade na lista de papel, tomar um cafézinho ou dar uma volta pela casa.
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